Homeoffice: Internes Kontrollsystem wird immer wichtiger

Seit der neuen Omikron-Variante ist Homeoffice wieder verbindliche Pflicht. Aber schon länger ist das Heimbüro ein Thema, welches Geschäfts- und Unternehmensleitungen beschäftigt. Da die Aufsicht und das Führen der Arbeitsabläufe vor Ort im Büro wesentlich leichter geht, wird das Internes Kontrollsystem IKS immer wichtiger.

Seit dem 6. Dezember 2021 bestand bereits eine Homeoffice-Empfehlung. Nun hat der Bundesrat am 17. Dezember dieses Jahres unter anderem die schweizweite Homeoffice-Pflicht beschlossen. Sie gilt seit dem 20. dieses Monats und ist vorläufig bis am 24. Januar 2022 befristet. Der Bundesrat folgt damit der Forderung der meisten Kantone. Wenn Homeoffice nicht möglich ist, dann gilt in Innenräumen, in denen sich mehr als eine Person aufhält, eine strenge Maskenpflicht.

Die Wiedereinführung der Homeoffice-Pflicht kommt nicht unerwartet. Das Bundesamt für Gesundheit BAG veröffentlichte im Sommer vor einem Jahr erstmals Daten darüber, wo sich die Schweizer*innen mit dem Coronavirus anstecken. Nach der Ansteckung innerhalb der Familie mit 27,2 Prozent nahm die Infizierungen am Arbeitsplatz mit 8,7 Prozent den zweiten Platz ein.

Studie zu den Auswirkungen der Corona-Pandemie aus Sicht von Führungskräften

Eine Studie vom Marktforschungsinstitut Hays und Rheingold Institut zum Thema «Zwischen Vertrauen und Kontrolle. Auswirkungen der Corona-Pandemie aus Sicht der Führungskräfte» in Deutschland zeigt, dass das Führen auf Distanz eine grosse Herausforderung darstellt. Eine solche Aufgabe ist deutlich zeitintensiver und mit höherem organisatorischen Aufwand verbunden. Doch es entstanden so auch viele Innovationen. Die Digitalisierung und das mobile Arbeiten erlebten einen ausserordentlichen Durchbruch.

Die grosse Mehrheit (84 Prozent) der Unternehmen will eine interne Digitalisierung auch in Zukunft weiter vorantreiben. Zwei Drittel der befragten Unternehmen beabsichtigen ihre Arbeitsprozesse langfristig digital zu automatisieren. Videokonferenzen sollen, wo der persönliche Kontakt nicht unbedingt nötig ist, weiterhin beibehalten werden. Schliesslich soll auf Geschäftsreisen zugunsten von Videokonferenzen vermehrt verzichtet werden.

Versicherungen sind verpflichtet IKS einzurichten

Gemäss Art. 27 VAG sind Versicherungsunternehmen gesetzlich verpflichtet für die gesamte Geschäftstätigkeit ein wirksames internes Kontrollsystem IKS einzurichten. Dieses umfasst die unternehmensintern angeordneten Vorgänge, Methoden und Massnahmen, um eine angemessene Sicherheit der Firmenführung zu gewährleisten. Zum Ziel gesetzt wird die Wirksamkeit von Geschäftsprozessen, die Zuverlässigkeit der finanziellen Berichterstattung und die Befolgung von Gesetzen und Vorschriften. Periodisch müssen die Angaben zur Kontrolle der FINMA gemeldet werden.

Homeoffice ist gekommen um zu bleiben

Die Studie zeigt, dass die vollständige Rückkehr ins Büro zwar mit grosser Wahrscheinlichkeit nicht kommen wird. Firmen, die bereits eine Homeoffice-Regelung haben, streben eine gleichmässige Verteilung von Büro- und Homeoffice an. Die Mitarbeiterführung bewegt sich somit zwischen «Vertrauen» und «Kontrolle». Dieses Konzept scheint zu überzeugen: Sage und schreibe 94 Prozent der Unternehmen, die bereits Homeoffice-Regelungen getroffen haben, wollen diese auch in Zukunft beibehalten.

Anders sieht es bei Firmen ohne bisherige Homeoffice-Regelungen aus. Hier geht derzeit noch fast jede vierte Führungskraft von einer hundertprozentigen Rückkehr ins Büro aus. In mehr als der Hälfte der Unternehmen sollen ein oder zwei Homeoffice-Tage möglich sein. Fünfzig Prozent und mehr Homeoffice können sich ein Viertel der befragten Unternehmen vorstellen.

Worauf Bewerber*innen in Zukunft Wert legen

Bewerber*innen legen in Zukunft laut Studie besonders Wert auf die folgenden drei wichtigsten Kriterien: Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Flexibilität und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Gegenüber dem Vorjahr ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie um ganze sechs Prozent gesunken. Nachdem die Arbeitsplatzsicherheit, die 2020 auf dem zweiten Rang rangierte und dieses Jahr auf den vierten Rang sank, übernahm die Flexibilität ihre Stelle. Nur bei den über 50-Jährigen liegt das Sicherheitsbedürfnis mit 43 Prozent auch 2021 erheblich höher.

Arbeitsbedingungen der Zukunft in Deutschland… und der Schweiz?

Die meisten Führungskräfte in Deutschland setzen langfristig auf digitale statt auf Präsenzformate, besonders bei Weiterbildungen und Bewerbungsprozessen. Geschäftsreisen sollen zugunsten von Videokonferenzen verringert werden. Vor allem Homeoffice spielt bei den Arbeitsbedingungen der Zukunft eine grosse Rolle. Die Führungskräfte streben den höchsten Anteil mit mindestens fünfzig Prozent an, was von den Mitarbeitenden wiederum ein hohes Mass an Selbstständigkeit voraussetzt.

Eine repräsentative Umfrage von Deloitte Schweiz zeigt, dass ein Grossteil der Schweizer*innen auch nach der Pandemie im Homeoffice arbeiten wollen. Eine Mischung aus Büropräsenz und Homeoffice wünschen sich 62 Prozent der Befragten. Dies betrifft ein knappes Drittel der unter 30-Jährigen, während es bei den über 50-Jährigen weniger als ein Viertel sind. Trotzdem fehlt beinahe die Hälfte der Befragen (44 Prozent) der fehlende persönliche Austausch mit Kolleg*innen, aber auch unvollständiger Infrastruktur Zuhause und Platzproblemen stören im Homeoffice.

Was uns die Pandemie noch abverlangen wird, darüber wagen selbst die kompetentesten Wissenschaftler*innen keine Prognose. Doch eines steht mit Sicherheit fest: Corona hat die ohnehin unaufhaltbare Digitalisierung nicht ausgelöst, aber deren Entwicklung und Bedeutung enorm beschleunigt.

Binci Heeb

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