ONE Broker: Workflow-Lösung für das Backoffice der Broker

ONE Broker ist eine Softwarelösung für das Tagesgeschäft von Brokern. Es automatisiert Prozesse mit Einbindung in bestehende IT-Systeme. Dabei bedient es alle beteiligten Fachkräfte und Systeme zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen und Daten.

Thebroker spricht mit Christian Lory, Product Manager und Mitglied der Geschäftsleitung von FIVE Informatik AG.

Herr Lory, seit wann gibt es ONE Broker?

Einen ersten Versuchsballon starteten wir im November 2019 mit einem Prototyp zum Prämienkontrollprozess «Billing» und gewannen damit am Brokerkonvent der IG B2B den Publikums-Innovationspreis.

Welche Infrastruktur muss der Broker haben, damit ONE Broker funktioniert?

Keine. Das ist einer der grossen Vorteile von ONE Broker. Wir basieren vollständig auf Komponenten der bestehenden Microsoft 365-Landschaft, welche bei den Brokern heute praktisch de facto Standard ist.

Kann von automatisch auch auf händisch umgestellt werden?

Wenn es die Qualität der Dokumente und Daten zulässt, verarbeitet ONE Broker die Geschäftsfälle ohne manuelle Eingriffe (Dunkelverarbeitung). Liegen Lücken oder Fragestellungen vor, welche durch die Sachbearbeitung zu beantworten sind, stoppt ONE Broker den Prozess beim entsprechenden Schritt mit einer Bearbeitungsaufforderung an den zuständigen Sachbearbeiter. Wird diese Pendenz bearbeitet, wird der Prozess automatisch fortgesetzt.

Welche Formate versteht Ihre Software?

Unser Anspruch ist es, alles zu verstehen, was in einem Backoffice eines Brokers vorkommt. So verarbeiten wir heute Dokumente ab Scanner, PDF-Dateien, E-Mails inkl. Anhänge und XML-Formate gemäss IG B2B.

Wir nennen das Multichannel-Input, und falls sich Inhalte auf .xlsx, .txt oder anderen Formaten etablieren, sind wir bereit, auch diese zu verarbeiten.

Können auch E-Mails verarbeitet werden?

Wie oben erwähnt sind E-Mails ein sehr verbreitetes Format in der Broker-Welt, welche wir problemlos verarbeiten können. Beim Weiterleiten einer E-Mail an ONE Broker kann die Sachbearbeitung diese optional sogar mit prozessrelevanten Informationen anreichern, zum Beispiel einem Erledigungsdatum oder einem Kommentar.

Erkennt das System auch Fehler, zum Beispiel bei Prämienrechnungen?

Eine Prozessautomatisierung für Broker ist nur dann effektiv, wenn sie die branchenspezifischen Regeln kennt und anwendet. Hier kommt unsere langjährige Erfahrung im Brokermarkt zum Zuge. Entsprechend kann ich Ihr Beispiel klar mit «Ja» beantworten.

Um die Automatisierung hoch zu halten, reicht eine rein fachliche Prüfung jedoch nicht. Daher reagiert ONE Broker beispielsweise auch auf menschliche Fehler. Wird zum Beispiel statt einer Prämienrechnung eine Grafik eingescannt, so wird der Prozess trotzdem gestartet und unsere Software meldet das «auffällige» Dokument als einen User-Task.

Das erhöht die Benutzerfreundlichkeit und vor allem das Vertrauen in das System. Gerade bei einem Automatisierungssystem ist es entscheidend, dass es alle Situationen beherrscht und es nicht irgendwo Schlupflöcher gibt, die «anders» bearbeitet werden müssen. Daher kommt auch der Name ONE Broker: Ein Geschäftsprozess mit all seinen Facetten wird genau durch EIN System bearbeitet.

Wie lange dauert jeweils die Verarbeitung?

Sowohl der E-Mail-Eingang als auch die Dokumentablage werden im Minutentakt überprüft. Die anschliessende Prozessverarbeitung dauert in der Regel auch circa eine Minute. Die Verarbeitung erfolgt parallel: Werden also 50 Dokumente gescannt, dauert es nicht 50 Minuten, sondern ungefähr eine Minute bis diese verarbeitet sind.

Erkennt die Software, wenn Daten unvollständig geliert werden?

Ja, das ist entscheidend, dass nicht bloss fachliche Fehler (z.B. Differenzen), sondern auch organisatorische Fehler (z.B. fehlende E-Mailadresse) erkannt und gemeldet werden. So kann man sich auf ONE Broker verlassen und muss nicht noch andere Komponenten überwachen.

Weiss ONE Broker, ob ein Kunde per Mail oder Post informiert werden will?

Es ist eine grosse Herausforderung für den Broker, jeden Kunden immer richtig zu adressieren. Hier treffen wir eine sehr grosse Vielfalt von möglichen Ausgabekanälen an. Mit dem Multichannel-Output von ONE Broker kann die Informationsausgabe aus einer Vielzahl von Kanälen bestimmt werden, beispielsweise Post, E-Mail, Kundenportale oder Ablagesysteme. Diese Information übernimmt ONE Broker, falls vorhanden, direkt aus dem bestehenden Verwaltungssystem.

Schreibt ONE Broker auch Begleitbriefe?

Ja, Brief- sowie E-Mail-Vorlagen können je Prozess-Schritt individuell definiert werden.

Was sind die Vorteile von ONE Broker?

Mit ONE Broker hat der Broker zum ersten Mal die realistische Möglichkeit in die Digitalisierung einzusteigen. Das hat folgende Gründe:

1. Die Software integriert sich in die bestehende IT-Landschaft. Es muss nichts ersetzt werden, sondern alles Bestehende wird genutzt.

2. Der Broker kann schrittweise einsteigen, zum Beispiel zuerst mit dem Posteingang, gefolgt von Billing und weiteren Prozessen bis sein Backoffice optimal digitalisiert ist.

3. ONE Broker digitalisiert konsequent. Es können also ALLE Rechnungen über unser System geprüft werden – es gibt keine Ausnahmen, die anders laufen.

4. Und schliesslich bleibt das Ganze bezahlbar, dank konsequenter Skalierung resultieren Preise von weit unter einem Franken für Erkennung, Verarbeitung und Versand eines Dokumentes.

Welche Erfahrungen haben Sie bisher mit ONE Broker gesammelt?

ONE Broker erzeugt beim Broker vier Effekte:

1. Effizienz:
Man gewinnt circa 4 Minuten pro automatisch kontrollierter Prämienrechnung.

2. Qualität:
– In der Verarbeitung: Nachvollziehbar durch standardisierte Prozesse.
– In der Datenhaltung: Die Mitarbeiter sind interessiert, die Daten zu pflegen, damit die Prozesse automatisch laufen können.

3. Zufriedenheit
Man macht zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtige Arbeit. Das vermittelt ein gutes Gefühl.

4. BigData
Schliesslich birgt ONE Broker das Potential zu Big Data und wird Aussagen zu Regelmässigkeiten oder Ausnahmen in der operativen Arbeit vom Broker machen können.

Funktioniert die Software mit anderen Systemen, zum Beispiel BrokerStar?

Ja, ONE Broker kann mit mehreren bekannten Broker Softwares kommunizieren, so auch BrokerStar. Unser System verfügt über diverse technologische Möglichkeiten mit externen Systemen zu kommunizieren. Sie können also davon ausgehen, dass dies auch mit Ihrer Brokersoftware möglich sein wird.

Wie lange dauert das Aufsetzen von ONE Broker?

ONE Broker wird als App innerhalb von Microsoft 365 angeboten und kann so per Knopfdruck aktiviert werden. Vor der Inbetriebnahme sind danach einige Konfigurationen zu Vorlagedokumenten und Verbindungen zu Drittsystemen vorzunehmen. Wenn alles passt, lässt sich das theoretisch in einem Tag regeln. Meist dauern die Abklärungen aber länger.

Was kostet ONE Broker?

ONE Broker wird in einem Mietmodell lizenziert. Dieses basiert auf 3 Komponenten:

Anzahl lizenzierte Benutzer

Anzahl lizenzierte Prozesse

Anzahl der durchgeführten Prozesse/Jahr

Die Kosten für eine Minimalkonfiguration beginnen bei unter CHF 2000.-/Jahr

(Paket XS = 2 Benutzer, Prozess «Post», 2’400 Verarbeitungen)

Was haben Sie noch in der Pipeline, um das Programm noch weiter auszubauen?

Sehr viel. Der Markt überschwemmt mich mit Feedbacks. Nach einer kurzen Präsentation werde ich mit vielen Ideen für neue Prozesse und Automatisierungen bereichert. Meistens handelt es sich um bekannte Prozesse wie Schadenabwicklung, BVG-Ein-Austritte, Policenmutationen, etc.

Sie sehen, wir stehen erst am Anfang einer sehr interessanten Reise und ich freue mich, diese zusammen mit den Anwendern von ONE Broker antreten zu dürfen.

Die Fragen hat Binci Heeb gestellt.

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